Hot-desking adalah sebuah sistem organisasi tempat kerja yang melibatkan penggunaan meja kerja oleh orang-orang yang berbeda pada waktu yang berbeda, tanpa reservasi terlebih dahulu. Tujuan utama dari hot-desking adalah untuk meningkatkan efisiensi ruang dan mengurangi risiko properti dengan mengurangi ruang kantor yang tidak terpakai. Hot-desking dapat diterapkan di kantor pribadi, serviced office jakarta maupun di ruang kerja bersama (coworking space).
Hot-desking memiliki banyak manfaat, baik bagi perusahaan maupun karyawan serviced office jakarta, jika dilakukan dengan benar. Berikut adalah beberapa manfaat dari hot-desking yang dapat Anda rasakan:
- Meningkatkan fleksibilitas dan mobilitas. Dengan hot-desking, Anda dapat bekerja kapan saja dan di mana saja, sesuai dengan kebutuhan dan kondisi Anda. Anda tidak terikat dengan meja kerja yang tetap, melainkan dapat memilih meja kerja yang tersedia dan sesuai dengan preferensi Anda. Anda juga dapat bekerja di lokasi yang berbeda-beda, baik di kantor pusat, kantor cabang, atau coworking space, tergantung pada proyek atau tugas yang sedang Anda kerjakan. Anda dapat memanfaatkan solusi fleksibel seperti WeWork On Demand dan WeWork All Access yang menawarkan akses mudah ke hot desk.
- Meningkatkan kolaborasi dan komunikasi. Dengan hot-desking, Anda dapat berinteraksi dan bekerja sama dengan orang-orang yang berbeda setiap harinya, baik dari tim Anda sendiri maupun dari tim lain. Hal ini dapat membantu Anda memperluas jaringan dan wawasan Anda, serta meningkatkan kreativitas dan inovasi Anda. Anda juga dapat memanfaatkan fasilitas dan sumber daya yang disediakan oleh ruang kerja bersama, seperti lounge, dapur, ruang rapat, dan jaringan profesional global.
- Menghemat biaya dan sumber daya. Dengan hot-desking, Anda dapat menghemat biaya dan sumber daya yang biasanya digunakan untuk menyediakan dan memelihara meja kerja pribadi, seperti sewa, listrik, telepon, internet, dan peralatan kantor. Anda juga dapat mengurangi biaya transportasi dan waktu perjalanan, jika Anda memilih untuk bekerja di lokasi yang lebih dekat dengan rumah atau tempat tujuan Anda. Dengan demikian, Anda dapat mengalokasikan biaya dan sumber daya tersebut untuk hal-hal yang lebih penting dan produktif.
Namun, hot-desking juga memiliki tantangan dan kekurangan tersendiri, seperti kurangnya ruang pribadi, ketidakjelasan hierarki kerja, dan kemungkinan terjadinya komunikasi yang tidak efektif antara anggota tim. Oleh karena itu, Anda perlu melakukan hot-desking dengan benar, agar dapat meraih sukses besar. Berikut adalah beberapa tips untuk melakukan hot-desking dengan benar, yang diadaptasi dari berbagai sumber:
- Sesuaikan dengan jenis pekerjaan dan karakteristik karyawan. Tidak semua pekerjaan dan karyawan cocok dengan hot-desking. Beberapa pekerjaan mungkin membutuhkan koordinasi, kolaborasi, dan supervisi yang lebih intensif, yang sulit dilakukan secara jarak jauh. Beberapa karyawan mungkin merasa lebih nyaman dengan jadwal kerja yang tetap dan terstruktur, daripada yang berubah-ubah sesuai dengan situasi. Anda perlu menyesuaikan model kerja Anda dengan jenis pekerjaan dan karakteristik karyawan Anda, agar tidak mengganggu kinerja dan kesejahteraan mereka.
- Buat aturan dan pedoman yang jelas. Agar hot-desking dapat berjalan dengan lancar dan efisien, Anda perlu membuat aturan dan pedoman yang jelas mengenai penggunaan meja kerja, fasilitas, dan sumber daya yang ada. Anda perlu menentukan bagaimana cara memesan, menggunakan, dan meninggalkan meja kerja, bagaimana cara berbagi dan merawat fasilitas dan sumber daya, dan bagaimana cara berkomunikasi dan bekerja sama dengan rekan kerja atau atasan. Anda juga perlu memberikan informasi dan pelatihan yang cukup kepada karyawan Anda mengenai sistem hot-desking yang Anda terapkan.
- Berikan dukungan dan umpan balik yang memadai. Agar hot-desking dapat memberikan manfaat yang optimal, Anda perlu memberikan dukungan dan umpan balik yang memadai kepada karyawan Anda. Anda perlu memastikan bahwa karyawan Anda memiliki akses yang mudah dan cepat ke meja kerja, fasilitas, dan sumber daya yang mereka butuhkan, serta dapat mengatasi masalah atau kendala yang mereka hadapi. Anda juga perlu memberikan penghargaan dan pengakuan kepada karyawan Anda atas kinerja dan kontribusi mereka, serta mendengarkan saran dan kritik mereka untuk meningkatkan sistem hot-desking Anda.
Itulah beberapa tips untuk melakukan hot-desking dengan benar, agar dapat meraih sukses besar. Dengan hot-desking, Anda dapat bekerja di serviced office jakarta dengan lebih fleksibel, kolaboratif, dan hemat, serta meningkatkan kesejahteraan, produktivitas, dan kreativitas Anda. Semoga artikel ini bermanfaat untuk Anda.